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上海市政府采購中心努力打造集采行業引領者紀實
2019-06-29 15:50:53   來源:點擊:
加強對政府采購活動中的內控管理,是深化政府采購制度改革的內在要求。防止出現一個項目不同人做不同樣,一天一個樣兒的情況發生,是上海市政府采購中心(以下簡稱“中心”)完善內控管理的初衷。 

  2016年和2017年,為了落實上海市機管局、上海市財政局關于中心要在政府采購內控建設方面“發揮示范引領作用”的要求,中心全面梳理各項制度,完善相關流程,做好制度的“廢、改、立”,強化內控規范建設。2017年1月,規范單位經濟活動的《上海市政府采購中心內部控制規范手冊》印發實施;2018年2月,規范中心業務活動的《上海市政府采購中心政府采購活動內部控制管理規范手冊(2018)》印發實施。 

  流程標準化,一套辦法貫始終

  2017年下半年,為貫徹財政部關于加強政府采購內控管理的要求,中心領導親自掛帥,動員各部門業務骨干,成立了中心業務活動內控規范編制小組,對以往制定的所有規章制度開展全面梳理和修訂。由于時值采購活動高峰期,為了減少對項目采購進度的影響,中心領導帶領大家挑燈夜戰,一個字符、一個條款地仔細研究、推敲,一個制度、一個辦法地認真梳理、“過會”。歷時半年多,完成了對業務流程和業務管理制度的標準化“再造”,并將其嵌入到中心的信息化系統中,實現了業務操作與內控管理的“無縫銜接”。 

  記者在翻閱這本近200頁的手冊時發現,其針對政府采購整個業務流程制定了22個文件,其中既包括中心宏觀上的管理辦法,如《集中采購工作規程》《采購中心采購業務分級管理辦法》《采購中心集中采購計劃管理辦法》《采購中心重點項目管理辦法》《采購中心業務監管辦法》等等;微觀上還包括對不同采購方式的標準化文件,如,《公開招標工作規范及流程》《單一來源采購工作規范及流程》《詢價工作規范及流程》《簡易采購工作規范及流程》等。另外,還有《上海市政府采購中心供應商詢問、質疑處理規程》《專家評審費管理辦法》《采購中心項目進度督辦規定》《采購中心評標監控管理規定》等。 

  “工作流程的標準化,確保每個部門每個人在操作上都保持一致性。”中心的一名工作人員表示。 

  以公開招標為例,記者翻開《公開招標工作規范及流程》看到,其從招標申辦過程、到開標、評標實施過程、再到招標失敗處理過程等的7項業務流程進行了細致的操作規定,另外還附上了“具體業務流程控制圖”。在這張圖中,記者可以清晰地看到不同的業務節點和次序,以及每一項工作的負責人。不僅如此,該文件還對公開招標的業務描述、主要風險、控制要求、控制環節和關鍵崗位都進行了文字描述。 

  這么詳細的操作規程是怎樣制作出來的?當被記者問到這一問題時,采購三科科長解繼濤告訴記者:“我們會模擬開標時的情形,針對每一步提要求、做點評,并逐一梳理出來。” 

  文本模版化,提升“上手率”

  文本模版化是內控管理標準化的重要前提。 

  “通過標準化將法律法規的要求和政府采購中的一些常規要求固化起來。”中心有關負責人指出,中心制作了各種文件模版,如招標文件范本、競爭性磋商文件范本、澄清公告范本、合同范本等等。具體來講,招標文件范本里就包括投標須知、公告、政策功能和評標標準等等。這樣,同一品目的采購項目,無論項目特點怎樣變化,其評標標準都是大體上統一的,采購人可根據需求再進一步細化、微調。另外,采購需求文件也有一本編制指南,目前中心已經做了十幾類項目的采購需求編制指南,其中90%的內容都已經相對標準化了。這樣可以幫助采購人或中心的業務員更加快捷地制作采購文件,提高“上手率”的同時也提升了采購效率。 

  中心采購二科的陳晨告訴記者:“采購文件有一個大致的模版,以保證我們這樣的新人在制作采購文件時不會出現‘硬傷’。但是不同的項目,需求是千變萬化的,我們按照模版制作完畢后還要針對采購需求做進一步細化。” 

  “我們的模版會定期維護,每當出臺新政策,中心都會對模版進行調整。及時更新后,我們會組織業務員培訓學習,對于整個模版的維護,工作量還是非常大的。”解繼濤表示。 

  管理電子化,助力風險防控

  信息化日新月異,內控需求與日俱增。為了更快捷方便地操作,更好地鑄造風險“防火墻”。中心將一整套標準化的內控管理流程導入到了單位內部的政府采購信息化系統。 

  有關工作人員向記者介紹到,中心把整個內控流程融入政府采購信息化系統,并設置了關鍵節點,上一步做不好,下一步就不能進行,操作錯誤的話系統還會有風險提示。另外,在系統中操作可以直接調用范本,如此一來,只需輕輕點擊幾下鼠標鍵,就可以完成既定的流程,不是專門從事政府采購的人員都可以輕松完成相關業務。“當然,如果想知其然還知其所以然,對政府采購有更加全面和深入認識的話,僅僅依靠電子化操作是不行的,還需躬下身子,下一番苦功夫。”這位工作人員表示。 

  標準化與電子化的融合,并非可以一勞永逸。“我們的內控標準一直在優化,早在2011年中心就聘請了貫標輔導專家,直到2017年建立了整個內控體系。如今,我們的內部控制管理系統從執行到每一步的控制,再到監管反饋,最后到需不需要改正,已經形成了一個從控制到優化的閉環,標準固化的非常到位。”中心項目監管科李瑤介紹,未來中心內控所做的工作可能主要是和上海市財政局相關的內控標準化系統實現對接。 

  據悉,中心關于內控標準化的做法受到了市財政局政府采購監管部門的認可。按照市財政局的要求,中心將內控管理規范手冊發送給各區財政局和采購中心,互學互鑒,共同提高。

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